661672031Часто співбесіди проводяться без чіткої мети та плану. Якісні інтерв'ю виходу повинні мати мету проведення. Багато компаній проводять співбесіди, оскільки це правильно. Інші підприємства - оскільки в майбутньому, результати завершальна співбесіда можна корисно використати. Проте, як можна проводити інтерв’ю виходу, якщо ви не знаєте мету проведення?

Зловживання і нерозуміння інформації, отриманої від співбесід - є ще однією проблемою. Якщо все зроблено методично правильно, співбесіди можуть надати дані, які зібрані з часом, вкажуть на позитивні чи негативні тенденції, потенційні слабкості або сильні сторони в організації. Важливо не робити узагальнення з статистично незначними даними. Невдоволення одного працівника зарплатою не обов'язково означає те, що потрібно здійснювати перегляд фонду оплати праці усіх працівників, проте десяти повинно наштовхнути на думку, що перегляд усе-таки доцільний. Найкраще дивитися на інформацію в довгостроковій перспективі.

При правильному використанні, завершальна співбесіда може надати важливу інформацію. Але перший крок для багатьох організації – це розроблення та впровадження процесу проведення завершальної співбесіди.

Структуру, яку ви розробляєте для завершальної співбесіди, повинна відповідати вашій первісній меті та завданням, які ви перед собою ставите. Кожне питання повинне відповідати вашим потребам в тій чи іншій інформації.

Загальна структура повинна включати в себе наступні теми:

  1. Вступ.

  2. Визначення посади працівника та додаткової інформації.

  3. Причина (и) звільнення.

  4. Оцінка корпоративного клімату.

  5. Оцінка робочого середовища.

  6. Заробітна плата.

  7. Контроль і управління персоналом.

  8. Організаційна культура і практика.

  9. Можливості для навчання, розвитку та просування.

10.  Аспекти нової роботи: місце розташування, оплати праці, обов'язки.

11.  Пропозиції щодо покращення умов роботи.

12.  Пропозиції щодо покращення роботи відділу та / або компанії

13.  Закінчення співбесіди виходу.  Співробітники повинні залишити свою організацію на позитивній ноті. Якщо вони відчувають, що їх цінують і поважають їхню думку, вони менше схильні до негативних відгуків і можуть розглядати повторне працевлаштування у вашій компанії.

При закінченні співбесіди вам потрібно зробити наступні дії:

- Подякуйте працівнику за його роботу та внесок.

- Запитайте, за яких умов працівник зможе розглядати вашу організацію, як потенційного роботодавця ще раз.

- Запитайте, про їхні ідеї, які допоможуть вам підтримувати чи досягти кращих позицій в бізнесі.

Також можна розглянути декілька типів запитань які інтерв’юер може задавати респонденту посортованих за категоріями в таблиці 2.

Таблиця 2

Запитання, які можуть бути задані на завершальній співбесіді

 

Категорія

Запитання

1. Історія роботи та загальна оцінка

- Які чинники привели вас до прийняття пропозиції роботи в нашій компанії?

- Чи ваші трудові обов’язки виявилися такими, які ви очікували?

2. Причина звільнення

- Чому ви вирішили залишити організацію?

- Чим було спричинено ваше рішення покинути компанію?

- Чи був присутній єдиний випадок, який спонукав вас до звільнення?

3. Загальне враження від роботи, навчання, досяжності кар’єрних цілей

- Чи пройшли ви достатню кількість навчань та чи були вони для вас доцільним?

- Яке додаткове навчання ви хотіли б пройти, але яке не було для вас організованим?

- Чи отримали ви адекватну підтримку від керівника?

- Чи отримували ви достатній зворотній зв'язок від вашого керівника щодо вашої роботи?

- Чи могла б наша компанія допомогти вам у досягненні ваших кар’єрних цілей?

- Що ви зможете сказати про нашу компанію, якщо вас запитають представники інших фірм?

- Як ви думаєте, чи мали ви шанс для кар’єрного росту?

- Опираючись на свій досвід роботи з нашою компанією, як ви думаєте, що потрібно зробити, щоб досягнути успіху у нашій компанії?

4. Задоволення від роботи

- Що вам найбільше приносило задоволення на вашій роботі?

- Що вам найменше приносило задоволення на вашій роботі?

- Що б ви хотіли змінити у вашій роботі?

- Що вам сподобалося найбільше в цій організації? Що вам найменше подобається в цій організації?

- Що б ви покращили на своєму робочому місці?

- Чи були ви задоволені вашою зарплатою, преміями та соцпакетом?

- Яку частину у вашому рішенні покинути організацію, зіграла ваша оплата праці та бонуси?

5. Контроль та підтримка

- Ви відчуваєте, що Ви мали ресурси та підтримку, необхідні для виконання вашої роботи? Якщо ні, чого вам не вистачало?

- Які у вас були стосунки з вашим менеджером? Що міг би зробити ваш начальник, щоб покращити свій стиль управління та навички?

6. Покращення робочого процесу, зворотного зв’язку.

- Як ви оцінюєте ефективність побудови внутрішніх процесів в нашій компанії? Які три слабкі, три сильні, на ваш погляд, сторони компанії?

- Що ви думаєте про стиль нашої підприємницької діяльності?

- Як би ви оцінили моральний дух у вашому відділі? Чому?

- Чи б хотіли ви працювати в нашій компанії в майбутньому?

- Чи будете ви рекомендувати працювати в цій компанії вашій родині чи друзям?

- Якби ви мали змогу щось змінити в цій компаній, щоб ви змінили?

 

7. Втримання працівників, коментарі та пропозиції

- Як ваша нова робота / компанія відрізняється від цієї?

- Що спонукало вас почати шукати іншу роботу?

- Що змусило вас розглянути пропозицію від іншої компанії?

- Перш ніж прийняти рішення звільнитися з цієї компанії чи розглядали ви можливість переведення в інший відділ в середині компанії?

- Чи може компанія щось зробили, щоб спонукати вас залишитися?

8. Інші питання

- Навички та досвід, які необхідні для виконання роботи

- Освітні можливості для виконання роботи

- Обов'язки, які ви не змогли завершити

- Довгострокові цілі, пов'язані з роботою

- Бюджет або ресурси для виконання завдання

- Загальні проблеми, з якими стикаються інші співробітники на подібних робочих місцях

Ці питання можуть бути використані при особистій співбесіді або ж для створення онлайн анкети зворотного зв’язку. Кожне питання повинне відповідати причині і меті проведення цієї співбесіди, бути конкретними та чіткими і використовуватися для аналізування великої кількості співбесід, тобто в деякій мірі повинні бути узагальненими.

В ідеалі організація повинна мати процедуру проведення завершальної співбесіди, тобто як ця співбесіда повинна проводитися, коли і ким. Всі види інтерв'ю є стресовими, особливо якщо вони стосуються звільнення, тобто вони вимагають знань та досвіду, щоб правильно його проводити і отримати найбільший результат від нього.

У великих організаціях HR-и або відділ кадрів несуть відповідальність за розробку процесу, затвердження форм та документації, збір результатів, аналізу та подання висновків, тенденції, можливостей їх використання та рекомендації. Особливо тоді, якщо від цих результатів залежить збереження здоров’я та безпеки працівників або дотримання трудового законодавства.

Дії, які випливають з аналізу зворотного зв'язку завершальної співбесіди, при будь-якому розміру і типу організації, діляться на дві категорії:

• Лікувальна і профілактична, наприклад поліпшення охорони здоров'я (гігієни праці) і техніки безпеки, уникнення стресів, утисків, дискримінації і т.д.

• Стратегічні можливості для вдосконалення, наприклад, покращення системи офіційного введення на посаду, управління чи контролювання проведення навчань, розширення прав і можливостей працівників або збільшення «team building» ініціатив, вдосконалення процесів на всіх етапах управління персоналом, ініціативи покращення сервісу для відділу обслуговування клієнтів і т.д.

Керівник відділу персоналу, як правило, є відповідальним за підняття цих питань з радою директорів або керівником, і за перетворення зворотного зв'язку вихідного інтерв'ю в дію. Це є вирішальним фактором при обґрунтуванні і підтримки зміни чи доопрацювання пріоритетних питань чи процесів в організації.

Для багатьох організацій, завершальна співбесіда надає важливе невикористане джерело "високоприбуткових" ідей і можливостей для розвитку, потрібно їх тільки побачити, вміти аналізувати та використовувати.

 Автор статті: Роксолана Вознюк